Мини Курс "Работа с Диском в Битрикс24"

Демонстрация возможностей разделов «Личный диск» и «Общий диск» в Битрикс24. Участники узнают, как создавать каталоги и загружать файлы, организовывать права доступа для команд и внешних партнеров, а также настраивать синхронизацию с десктопным приложением для оперативной работы с документами в режиме онлайн и офлайн.

Цели услуги

• Обеспечить единый стандарт хранения и обмена файлами внутри компании.
• Снизить количество дублирующихся копий документов за счет централизованного дискового хранилища.
• Повысить скорость доступа к нужным материалам и упростить поиск.
• Гарантировать безопасность и прозрачность управления правами доступа.
• Настроить синхронизацию с локальными компьютерами для удобства работы без перебоев.

Бизнес-процессы, которые затрагивает услуга

• Совместная подготовка презентаций, отчетов и регламентированных форм.
• Обмен проектной документацией между подразделениями и подрядчиками.
• Организация архивного хранения и управления версиями ключевых документов.
• Обеспечение доступа к справочным материалам для новых сотрудников.
• Автоматизированное резервное копирование и настройка прав аудита.

Функциональные требования

• Действующая подписка на тариф Битрикс24 с модулем «Диск».
• Права администратора или менеджера для настройки хранилищ и прав доступа.
• Установленное десктопное приложение Битрикс24 на рабочие станции пользователей.
• Наличие выделенного пространства на сервере или в облаке для синхронизации.
• Стабильное интернет-соединение и доступ по защищенному протоколу.

Показатели (KPI), на которые влияет услуга

• Сокращение времени поиска документов в среднем на 50 %.
• Уменьшение числа обращений к ИТ-поддержке по вопросам доступа к файлам на 70 %.
• Сокращение объема дублирующихся файлов на диске до 10 %.
• Увеличение доли использования онлайн-хранилища в ежедневной работе до 95 %.
• Снижение рисков утечки данных за счет прозрачного контроля доступа.

Заказчики услуги (заинтересованные лица)

• Генеральный директор
• ИТ-директор (CIO/CTO)
• Операционный директор
• Финансовый директор (CFO)
• Директор по комплаенсу и безопасности
• Руководитель службы документооборота

Потребители услуги (пользователи модуля «Диск»)

• Руководители проектов и тимлиды
• Менеджеры по развитию бизнеса
• Специалисты юридического отдела
• Сотрудники финансовой и бухгалтерской служб
• HR-менеджеры и администраторы

Мероприятия, которые необходимо провести для оказания услуги

1. Предпроектное интервью с управленцами для согласования текущих потребностей и объема хранения.
2. Обучающий вебинар или очный семинар (1 час) с демонстрацией всех функций.
3. Передача методических материалов и инструкций по управлению «Диском».
4. Пост-тренинговая поддержка и консультации по возникающим вопросам в течение двух недель.

Условия предоставления услуги

Заказчик обязан

• Обеспечить доступ исполнителю к администраторскому аккаунту Bitrix24.
• Предоставить актуальную информацию о текущей структуре хранилищ и потребностях пользователей.
• Назначить контактного лица для оперативного взаимодействия.
• Обеспечить технические условия: доступ в интернет, права на установку ПО.

Исполнитель обязан

• Обеспечить квалифицированного тренера для проведения мини-курса.
• Передать все необходимые учебные материалы и шаблоны.
• Организовать пост-тренинговую поддержку и контроль результатов внедрения.

Что в результате получит заказчик

• Обученная команда со стандартами работы с «Диском» в Битрикс24.
• Структурированное и безопасное файловое хранилище с настроенными правами доступа.
• Настроенная синхронизация с десктопными приложениями для ключевых сотрудников.
• Снижение затрат времени и ресурсов на управление документами, повышение прозрачности и скорости совместной работы.